ワードで差し込み印刷する方法

エクセルを使って住所録を作成している場合などに、郵便番号を書き込む時にはどういった形にしているのでしょう。例えば、大阪府大阪市中央区の郵便番号であると「541-0057」とハイフンを入れているのでしょうか。それとも「5410057」とハイフンを省略してしまっているのでしょうか。


実際には入力の手間を省くためにハイフンを入れずに「5410057」と書き込んでいる人が多いように思われます。こうしてハイフンを省略した郵便番号を入力してあるエクセルのデータを使用して差込印刷をする場合に、ハイフンを自動的に入れることが出来ないのかという疑問があるかと思いますが、結論から言えばそれは可能です。


差し込み印刷の郵便番号書式を設定するには、Altキーと同時にF9キーを押してフィールドコードを表示させます。そして「MERGEFIELD 郵便番号」というフィールドコードを「MERGEFIELD 郵便番号 /# 000'-'0000」に修正します。そして、もう一度Altキーを押しながらF9キーを押します。この、AltキーとF9キーを同時に押すのは、フィールドの表示を切り替えるショートカットキーです。こうやってフィールドコードで指定すれば、ハイフンなしの郵便番号にハイフンを入れることが出来るわけです。


フィールドコードにおける「/#」は、数値の表示形式を指定するスイッチ記号であり、その後にどのような形式で表示するか指定すれば良いわけです。