ワードで差し込み印刷する方法

パソコンを使って手紙や案内状などを出す場合に、本文は同じなのですが宛名だけを変えたかったり、一部のデータだけを変更したいことがあると思います。こういった時に差込印刷の機能を使うと便利です。


つまり、共通の部分だけを作っておいて、そこに別に用意しておいたデータを差し込みながら印刷することが出来るのです。例えば、案内状の宛名や住所だけを変えたい場合などには、あらかじめ宛名や住所の部分を差し込み可能な状態に設定しておいて、印刷する時に名前や住所のデータを記録した差込ファイルを指定すると、その差し込みファイルから宛名や住所を読み込んで、そこにあてはめた上で印刷されるようになるわけです。


一般的には、差し込みファイルはワープロソフトなどで別に作成したものを利用することが多いようです。差し込み印刷にはいろいろなやり方があり、また日付や色々なデータも自動的に挿入出来るのですが、先ずは一番基本的な方法を覚えておきましょう。


最初に差し込むデータを用意しましょう。データを準備するにはエクセルが良いと思われます。やはり、表を作るのにはエクセルが一番適しているでしょうからね。もちろん既存の表を利用することも可能です。例えば、名前だけを差し込む場合には、名前の一覧表を作っておけば良いわけです。そして、このデータを分かる場所に保存しておきましょう。そして、ワードを開いて本文を作成しましょう。